Dans le cadre de son développement, le cabinet recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) afin d’assurer l’ensemble des fonctions support essentielles au bon fonctionnement de la structure. Ce poste, central dans l’organisation, implique une collaboration directe avec l’associé-gérant, les collaborateurs, les prestataires externes (experts-comptables, services techniques, etc.), et parfois les clients.

L’assistant(e) joue un rôle-clé, à la croisée des fonctions administratives, comptables, organisationnelles et communicationnelles. Il/elle intervient dans la gestion quotidienne du cabinet, tout en assurant un soutien sur des tâches ponctuelles à fort enjeu (classements professionnels, projets de communication, assistance personnelle de la direction…).

1. Gestion administrative et comptable

  • Collecte, sauvegarde et classement des factures courantes (achats, abonnements, services…)
  • Suivi rigoureux de l’état de la facturation en cours avec relances éventuelles
  • Vérification mensuelle du journal d’achats, avec rapprochement des écritures bancaires
  • Préparation et transmission mensuelle du journal des ventes au cabinet comptable
  • Tenue à jour du registre physique des factures (archivage papier et numérique)
  • Suivi administratif général : correspondance, formulaires, relations avec fournisseurs et prestataires

2. Communication externe et digitale

  • Mise en ligne régulière des articles rédigés par les avocats sur les supports du cabinet (site web, LinkedIn, Le Monde du Droit)
  • Rédaction et diffusion d’annonces institutionnelles : arrivées de nouveaux collaborateurs, événements internes…
  • Veille et gestion de la bonne fonctionnalité du site internet (signalement des bugs, coordination avec le webmaster)
  • Suivi des performances des publications si besoin (statistiques de vues, interactions)

3. Organisation logistique des déplacements professionnels

  • Réservation de billets de train, d’avion, d’hôtels ou de taxis, en fonction des agendas
  • Réservation de restaurants sur demande
  • Coordination et gestion des démarches nécessaires à l’obtention de visas (prise de RDV, constitution des dossiers)
  • Anticipation et gestion d’imprévus (annulations, retards, etc.)

4. Assistance personnelle à l’associé-gérant

  • Gestion de l’agenda professionnel et personnel (rendez-vous, rappels, arbitrages de priorités)
  • Suivi de démarches administratives diverses : CNBF, EDF, abonnements divers, services de l’immeuble, etc.
  • Interface avec les prestataires techniques ou institutionnels pour le compte de l’associé

5. Support RH et gestion interne

  • Rédaction et publication des offres d’emploi sur les canaux appropriés (site du cabinet, LinkedIn, Lawprofiler…)
  • Suivi du processus de recrutement : réception des candidatures, organisation des entretiens, interface candidats/équipe
  • Commandes récurrentes et ponctuelles : fournitures, équipements, commandes Amazon ou autres
  • Gestion des paiements opérationnels : dépôt de documents au Guichet Unique, paiements en ligne (hors virements), affranchissements

6. Cartes de vœux et communication saisonnière

  • Proposition de maquettes graphiques et rédaction des textes à valider avec la direction
  • Mise à jour des bases de contacts et listes de diffusion
  • Recherche de prestataires pour l’impression et coordination de la logistique d’envoi postal

7. Accueil physique et téléphonique

  • Réception des visiteurs, orientation et gestion des flux en salle d’attente
  • Réception et filtrage des appels téléphoniques
  • Tri, distribution et suivi du courrier physique (y compris recommandés)
  • Supervision de la disponibilité des salles de réunion (planning, préparation, rotation)

8. Coordination des classements professionnels (rankings)

  • Coordination des réponses et suivi des calendriers pour les principaux classements juridiques